Телефон:(343) 300-22-40
Адрес: 620028 г. Екатеринбург, ул. Татищева, 126

Отзывы о нас

Консультации по вопросам недвижимости

Отзыв Олега Сайфутдинова

- Наше тесное сотрудничество с Маленой Владимировной Тимофеевой началось в 2009 году. Хотя в нашем агентстве недвижимости есть свои юристы, однако АО «Формация» мы отдаем на аутсорсинг некоторые, скажем так, нестандартные юридические вопросы. У юристов есть такое понятие, как специализация. Часто приходится сотрудничать в вопросах недвижимости – что понятно в силу специфики нашей деятельности, а также договорного, семейного права. Потому что работа с недвижимостью ведь не ограничивается сделками «купли-продажи», тут зачастую возникают вопросы наследования имущества и так далее. Профессионализм Малены Владимировны позволяет ей решать самые сложные вопросы, она очень адекватный человек и компетентный юрист

Читать далее ...

Создание документооборота

Делопроизводство, как отрасль деятельности предприятия, обеспечивает создание официальных документов и организовывает работу с ними. После создания документов делопроизводство переходит на основную стадию – создание документооборота, то есть к процессу организации движения и учёта документов. Движение документов подразумевает под собой передачу документов либо от сотрудника к сотруднику, либо от одного подразделения на предприятии к другому. Причем именно документооборот наглядно отображает систему управления, принятую на предприятии, а его организация – правила, на основании которых происходит движение документов в кампании.

Для улучшения документационного обеспечения управленческого аппарата предприятие должно создать такие условия, которые бы обеспечивали быстрый поиск информации, ее поступление к потребителю в предельно сжатые сроки и с наименьшими потерями, а также эффективное хранение информации. Для достижения этих целей организации следует придерживаться некоторых принципов работы с документооборотом:

  • создание службы документационного обеспечения управления (ДОУ);
  • сокращение числа ступеней прохождения документа;
  • разработка схем движения документа;
  • однократная регистрация документов;
  • предварительный просмотр документов ДОУ;
  • вынесение резолюций, определяющих исполнителя и сроки;
  • создание условий оправданности перемещения документа;
  • исключение возвратных движений документов.

Основными задачами ДОУ принято считать: документирование, обеспечение движения, использования, хранения и контроль над результатом исполнения документов, системное архивирование документов.

В последовательности обработки и движения документов выделяют следующие этапы:

  • прием и первичная обработка;
  • рассмотрение и распределение;
  • регистрация;
  • контроль за выполнением;
  • информационная и справочная работа;
  • составление, согласование, оформление;
  • направление в дело.

Каждый из этапов выполняется либо традиционной, либо автоматизированной технологией.

Документооборот, обеспечивая прямую и обратную связь в управлении, делится на несколько потоков, циркулирующих между руководителем или специалистом и структурными подразделениями, осуществляющими различные действия с документами: прием, регистрация, копирование, форматирование, отправка.

На каждом предприятии существует три потока документации, тесно взаимосвязанных друг с другом: входящий, внутренний, исходящий. Каждый документопоток имеет постоянный маршрут движения, который зависит от содержания и состава документов, степени упорядоченности функций руководителей и структурных подразделений.

Входящий документопоток складывается из следующих составляющих:

  • документы вышестоящих структур (законы, указы, распоряжения, приказы, письма, поручения, инструкции);
  • документы подведомственных учреждений (отчеты управленческой, хозяйственной, финансовой деятельности; акты, записки, письма);
  • документы от других организаций, направленные для согласования коллективных действий (письма, договоры);
  • обращения граждан.

Исходящий документопоток составляют документы, которые создаются в данной организации и отправляются за ее границы. Исходящие документы создаются либо как инициативные, либо в ответ на письменные или устные запросы.

Внутренний документопоток включает документы, которые создаются и используются в самом административном аппарате и не выходят за его пределы. Это документы, определяющие функции и задачи организации и ее подразделений, обязанности и права должностных лиц (уставы, положения, штатные расписания, должностные инструкции), а также распорядительные документы: решения, приказы, распоряжения. К самостоятельной группе внутренних документов относятся отчетные и плановые документы, документы по учету финансовых и материальных средств.

Основные параметры документопотока характеризуются структурой, направлением, объемом, содержанием, цикличностью.

Анализ документопотоков имеет целью повысить эффективность организационной деятельности, ускорить движение документов, уменьшить трудоемкость их обработки.

АО «Формация» создает документооборот организаций, понимая, что это важнейшая часть процессов принятия организационных решений и управления, которые существенно влияют на качество и оперативность управления. Для получения экономического результата, важно качество информации, определяющееся не только ее количеством, но и стоимостью, оперативностью, степенью сложности. В результате не налаженного документооборота ухудшается управление в целом, поскольку оно напрямую связано с оперативностью приема-передачи информации, ее качеством и достоверностью, использованием и хранением документов.